Mit o upravljanju vremenom ili ti “time management”

16 September 2015,   By ,   2 Comments

Od kako sam uveo novo radno vreme od samo tri radna dana nedeljno, kako bih mogao da budem sa ženom i, sada petomesečnom, ćerkicom ljudi me sve češće pitaju kako uspevam da uradim sve što treba. Pitanje koje mi postavljaju je dosta često u modernoj formi pa se tu koristi ta čuvena srpska reč, tajm menadžment (time management).

Ja nisam od onih koji vole da sve bude po srpski pa i sam koristim taj termin, a neretko i upravljanje vremenom. I jedno i drugo su ne baš srećni termini koji vode ljude u zabludu. Moj stav i moje viđenje stvari ću pokušati da izložim ovde.

Upravljanje vremenom je mit, a realno nije ni moguće. Zamislite jednu osobu koja upravlja vremenom i ostavite njeno ime u komentaru pa ćemo je kontaktirati da vidimo kako to ona barata vremenom.

Vremena u jednom danu svi imamo isto, 86.400 sekundi, da budemo tačni. To je vreme koje će proteći, bez obzira da li mi spavamo, odmaramo, vredno radimo, uživamo ili bilo šta slično. Kada prođe tih 24 časa, stiže novih 24 časa, ili ti 86.400 sekundi. I to je jednostavno tako. Do tog jednog dana koji ćemo svi dočekati, ali on sada nije bitan.

Mi, kao osobe nikada ne upravljamo vremenom, niti ćemo ikada upravljati i to je ono što moramo razumeti. Da li ću ja da provedem sat vremena u radu, na facebooku ili u čitanju knjige nije upravljanje vremenom već upravljanje sobom. E tu je suština. Dakle, upravljanje sobom meni pomaže da budem produktivan i da maksimalno iskoristim vreme koje sam sam sebi zacrtao da imam na raspolaganju na dnevnom/nedeljnom/mesečnom nivou.

Zašto na je važno da shvatimo da mi ne upravljamo vremenom već sobom? Kada uvažimo ovu činjenicu koja samo što nam ne izvadi oči, onda počnemo da razmišljamo o učinku i rezultatima a ne o količini provedenog vremena na nekom zadatku/poslu. Na žalost, u našoj dragoj Srbiji, naučeni smo da se na poslu mora sedeti puno radno vreme i, u nekim slučajevima, otvarati pasijans kada nema posla. A onda kada posla ima, a mi ne možemo da ga uradimo u tom istom vremenu koje moramo da provedemo na poslu onda nastaje problem i ljudi počinju da gomilaju posao. Ukoliko bi se uvelo merenje poslovnog učinka na osnovu razultata vrlo brzo bi se uvidelo da je najveći deo državnih poslova zapravo sezonski i da apsolutno nema opravdanja da se svi ti ljudi plaćaju tokom cele godine za svoj (ne)rad. Kako se ovo neće nikada desiti, nećemo mu posvećivati ni svoju energiju. Idemo dalje.

Ovde ću pričati o situaciji u kojoj uvek ima posla, koji se meri rezultatima, pa u skladu sa tim možemo da odredimo i koliko nam je vremena potrebno. Kada znam koliko radnih sati imam, ja lepo sednem pa vidim šta mogu da upakujem u to vreme. Onda vidim koliko je realno da postignem sve što sam osmislio i ukoliko nije kreće seča. Seču vršim na nekoliko načina:

.

Način 1. Hitno-bitno matrica

Ovo je jedna fenomenalna matrica koju predlažem svima da koriste u situaciji kada su pretrpani poslom. Tada je i najveća šansa da će nam se gomila stvari činiti veoma važnim a kada malo bolje razmislimo suštinski su apsolutno nebitne. Kad sve lepo upakujemo u hitno-bitno matricu vidimo šta možemo, mirne duše da skinemo sa spiska.

Imao sam tu sreću da na različitim kontinentima upoznam mnogo pametnih ljudi i da učim iz njihovog iskustva. Ovo je priča iz amerike a kada je pročitate shvatićete koliko je zapravo univrzalna. Kaže meni Lisa: “Kada ti od šefa stigne mail u čijem je subjectu “Hitno”, “Odmah” i slično ti taj mail nemoj da otvaraš. Ako ti posle njega stigne mail koji se tiče istve stvari ti ga otvori i vidi o čemu se radi. E, a ako ti stigne i treći mail, tada je trenutak da uradiš to što te je šef/šefica zamolio. Najveći deo tih “Hitno” i “Odmah” mailova zapravo nikada ne moraju ni da se urade.

.

Način 2. Pravilo 80% – 20%

Ovo je jedno veoma lepo, a prosto pravilo. 80% uspeha postignemo sa 20% uloženog truda. Preostalih 20% uspeha ćemo dostići ako uložimo još 80% truda. Ja sam logičar i nije mi teško da izmerim da se drugih 20% uspeha ne isplati, ako bi se uradila cost-benefit analiza. Kada ne moram, ja ne ulažem tih dodatnih 80% truda jer, u najvećem broju slučajeva, za tim nema ni potrebe. Ova formula ne važi baš uvek ali ako se iskreno posvetite analizi jednog vašeg radnog dana videćete da važi u većini slučajeva.

Otkriću vam još jednu tajnu, ja sam lečeni perfekcionista. Umeo sam sate i sate, a ponekada i dane da posvetim izradi savršenih dokumenata, projekata, izveštaja, a onda sam shvatio da je završeno bolje nego savršeno. Jednostavno dođe vreme u životu čoveka kada ima previše stvari da radi a onda perfekcionizam ne pomaže.

Naravno, kvalitet rada nikako ne sme da padne jer to nije suština.

.

Način 3. Delegiranje

Ovo je još jedan lep način da se nešto završi, pogotovo ako želimo da uradimo dosta stvari. Delegiranjem mi ne samo da rasterećujemo svoju TO DO listu već pomažemo sasradnicima da izgrade svoje samopouzdanje. Naravno da ne treba sve da svalimo na leđa saradnika, jer to nije baš fer, iako dobar deo upravljačkog kadra upravo to radi.

Smisleno delegiranje je zapravo proces u kome se zaposleni razvija a posao završava, na zadovoljstvo svih. Model u kome zaposleni koji je vredan i uvek završava posao dobija tonu novog posla nije ono za šta se zalažem. Delegiranje je umetnost, i valja je savladati kako bi čovek mogao da završava dosta posla u realnim rokovima.

.

Eto, sada znate malo više o meni i malo više o mističnom upravljanju vremenom, tj. sobom.

Ja sam čovek koji uvek želi da nauči nešto novo pa bi bilo lepo da u komentarima podelite neki od vaših uspešnih načina kojima povećavate svoju produktivnost.

Comments

comments


2 Comments:

  1. stipe006 says:

    vrlo korisno!hvala

    • Miloš Stojiljković Rolović says:

      Poštovani Stipe, drago mi je da Vam se članak svideo. Slobodno ga podelite sa prijateljima i uputite ih na naš sajt 🙂

Leave a Reply